GDPR un trauksmes celšanas kanāli

Personas datu jēdziens — Ziņojuma saturs, metadati, saziņas dati, žurnāli un izskatīšanas laikā apkopotā informācija ir personas dati, ja tie ļauj identificēt personu.

Tiesiskais pamats (art 6) — Apstrādei jābūt tiesiskam pamatam, piemēram, likumā noteiktam pienākumam, līguma izpildei vai leģitīmai interesei. Organizācijai jādokumentē, uz kāda pamata tiek apstrādāti ziņojumu dati.

Īpaši sensitīvi dati (art 9) — Daži ziņojumi var skart veselības datus, politiskos uzskatus vai citas īpašās kategorijas datus. Šādā gadījumā ir spēkā stingrāki nosacījumi.

Datu minimizēšana un mērķa ierobežojums (art 5) — Drīkst vākt tikai to, kas nepieciešams izskatīšanai, un datus izmantot tikai ziņojuma apstrādei.

Aizsardzība, ieprojektējot (art 25) — Privātums jau projektēšanas stadijā: tehniskajiem un organizatoriskajiem pasākumiem sensitīvo datu aizsardzībai jābūt pēc noklusējuma, nevis pievienotai vēlāk.

Drošība (art 32) — Šifrēšanai, piekļuves kontrolei, reģistrēšanai un citiem pasākumiem jābūt samērīgiem ar risku.

Pārzinis un apstrādātājs (art 28) — Organizācija parasti ir pārzinis (controller). Ārējais platformas nodrošinātājs ir apstrādātājs (processor) un nepieciešams datu apstrādes līgums (DPA).

Datu subjekta tiesības (art 12–22) — Piekļuve, labošana, dzēšana, ierobežošana un iebildums, ja tie ir piemērojami un nepārkāpj izskatīšanas konfidencialitāti.

Datu apstrādes pārkāpumi (art 33–34) — Pārkāpuma gadījumā to jāidentificē, jādokumentē un, ja nepieciešams, jāinformē uzraudzības iestāde un datu subjekti.

Glabāšana un dzēšana (art 5) — Datus drīkst glabāt tikai tik ilgi, cik nepieciešams, un pēc tam tos jādzēš droši.

Konfidencialitāte un identitātes aizsardzība — TÕRTKS prasa konfidencialitāti par ziņošanas faktu; informatora personu drīkst atklāt tikai ar rakstisku piekrišanu. Likums neuzliek pienākumu pieņemt anonīmas ziņas. GDPR izpratnē konfidencialitātei jābūt nodrošinātai tehniski, tostarp attiecībā uz metadatiem. Iekšējā e-pasta sistēma to parasti nenodrošina. Tehniska anonimitāte ir veids, kā īstenot konfidencialitāti un GDPR pasākumus.

Konfidencialitāte izskatīšanā — Ziņojuma saturu drīkst zināt tikai noteiktie izskatītāji. Tas atbilst GDPR principam “tikai tiem, kam nepieciešams”, un piekļuves ierobežojumiem.

Dokumentēta izskatīšana — Rakstisks kārtība un atbildīgās personas ir izskatīšanas prasība, taču praksē tas nozīmē arī skaidru lomu sadalījumu datu apstrādē.

Darbību žurnāli un auditējamība — Likums neizmanto vārdu „auditlogi“, taču izskatīšanas uzticamība un pierādīšana paredz iespēju redzēt, kas piekļuva datiem.

Ārējs vai neatkarīgs kanāls — Ārpus iestādes esošs kanāls samazina interešu konfliktu. No GDPR viedokļa tas palīdz nodrošināt, ka piekļuve datiem ir ierobežota un kontrolēta.

Atriebības aizliegums — Ziņotāja aizsardzība ir procesuāli tiesiska prasība. Datu izpaušana nepareizām personām var pārkāpt gan TÕRTKS, gan GDPR konfidencialitātes principus.

e-pasta metadati, pārsūtīšana un kopīgās pastkastes var atklāt ziņotāja identitāti;

IT administratori, rezerves kopijas un meklēšanas funkcijas var dot piekļuvi personām, kurām nav procesuālas nepieciešamības;

vispārīgas formas var nenodrošināt datu glabāšanu ES/EEZ un datu apstrādes līgumu;

nestrukturēta izskatīšana rada glabāšanas un dzēšanas riskus.

Skaidri nosakiet pārziņa (controller) un, ja nepieciešams, apstrādātāja (processor) lomas.

Dokumentējiet tiesisko pamatu, glabāšanas termiņus un piekļuves tiesības.

Izmantojiet risinājumu, kas atbalsta anonīmu ziņošanu, lomu balstītu piekļuvi, šifrēšanu un darbību žurnālus.

Noslēdziet DPA ar ārējiem pakalpojumu sniedzējiem un kontrolējiet apakšapstrādātājus.

Apmāciet izskatītājus un veiciet periodisku atbilstības pārskatu.